آراف‌پی رسانه‌های اجتماعی: بهترین تمرینات

آراف‌پی( RFP) به معنای درخواست برای پیشنهاد یا ارائه قیمت و شرایط کار است. یک آراف‌پی خوب برای رسانه‌های اجتماعی به رقابت بین شرکت‌های مختلف بازاریابی دیجیتال برای رسیدن به پروژه شما منجر می‌شود. استفاده از چنین قابلیتی به شما کمک می‌کند کاملا ارزش رسانه‌های اجتماعی و نحوه کسب نتایج از آن را درک کنید. تدوین RFP خوب و برنده برای رسانه‌های اجتماعی کاری ساده و البته سرگرم‌کننده است. با دنبال کردن بهترین تمرینات و پیشنهادات موجود می‌توانید پیشنهادی را ارائه کنید که به همکاری با بهترین آژانس ممکن منجر می‌شود. به همین خاطر است که تصمیم داریم در این مقاله فرآیند ایجاد این پروپوزال را با هم مرور کنیم. برای این کار باید به یک سوال مهم پاسخ دهیم: اصلا RFP چیست؟

RFP رسانه اجتماعی چیست؟

RFP در زبان انگلیسی به معنای request for proposal است. در زبان فارسی این عبارت به معنای درخواست برای پروپوزال، درخواست برای پیشنهاد یا به عبارت بهتر، درخواست برای پیشنهاد قیمت و شرایط کاری است. زمانی که تصمیم می‌گیرید با یک شرکت همکاری کنید قبل از هر کاری یک سند برایشان می‌فرستید و از آن‌ها می‌خواهید در مورد شرایط کاری‌شان کمی توضیح بدهند.

با این حال یک RFP خوب برای رسانه‌های اجتماعی همانند یک مجرا و گذرگاه عمل می‌کند و شما را به آژانسی که می‌خواهید با آن همکاری کنید وصل می‌نماید. به کمک این پروپوزال شرکت می‌تواند همه نیازها و درخواست‌هایتان را درک کند و به بهترین شکل ممکن این نیازها را برطرف نماید. به کمک یک RFP خوب برای رسانه‌های اجتماعی، شما قادر خواهید بود بهترین پیشنهادات را از شرکت‌های مختلف جمع‌آوری کنید و بر اساس این پیشنهادات تصمیم به همکاری بگیرید. بعد از اینکه کارتان تمام شد، قادر خواهید بود بهترین شرکت که با نیازها و معیارهایتان همخوانی دارد را انتخاب کنید و در عین حال از بودجه‌تان محافظت نمایید.

واقعیت این است که شرکت‌های بسیاری هستند که با تبعیت نکردن از قوانین طلایی موجود، چنین فرصتی را از دست می‌دهند و نمی‌توانند با بهترین شرکت‌ها همکاری کنند. حتما از خودتان می‌پرسید این قانون طلایی چه چیزی است. بسیار ساده است. پروپوزال را برای فروشنده جذاب سازید. خیلی از شرکت‌ها بودجه زیادی برای انجام فعالیت‌های بازاریابی ندارند. شاید شما هم یکی از همین شرکت‌ها هستید. پس چرا آژانس بازاریابی باید به همکاری با شما علاقه‌مند باشد؟ به خاطر داشته باشید که این شرکت‌های بازاریابی هستند که باید نیازهایتان را برآورده کنند. در نتیجه آنها برای پروژه‌هایی که به خوبی ارائه نمی‌شوند وقت نمی‌گذارند و تمایل زیادی برای همکاری در این پروژه‌ها ندارند. این شرکت‌ها روزانه ده‌ها پروپوزال دریافت می‌کنند. به همین خاطر پروژه‌هایی که برایشان جذاب نباشد و نتواند بودجه مورد نیاز را تامین کند، انتخاب نمی‌کنند.

در ادامه به شما نشان خواهیم داد چگونه می‌توانید به کمک بهترین تمرینات موجود بهترین RFP را برای رسانه های اجتماعی بنویسید.

۱۰ چیزی که باید در RFP رسانه‌های اجتماعی بگنجانید:

قبل از هر چیزی باید بدانید چگونه می‌توانید یک پروپوزال خوب تدوین کنید. در ادامه ساختار این درخواست‌ها را با هم بررسی می‌کنیم. نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشید این است که عناصر کلیدی سازنده یک درخواست را درک کنید و بر اساس این عناصر کلیدی شرکت احتمالی را به خود جذب نمایید.

این عناصر عبارتند از:

• • پس زمینه کاری شرکت
  • اهداف کسب وکار
  • اکوسیستم رسانه‌های اجتماعی
  • چالش‌های پیش رو
  • اهداف پروژه
  • صلاحیت و وضعیت پیشنهادکننده
  • تایم لاین (بازه زمانی پروژه)
  • مخاطبان هدف
  • رقبا
  • ارزیابی پروپوزال

اجازه دهید هر بخش را به طور مختصر مورد بررسی قرار دهیم تا ببینیم چگونه می‌توانیم از آن برای ایجاد یک RFP خوب برای رسانه‌های اجتماعی بهره ببریم.

پس زمینه کاری شرکت:

اگر شرکت بازاریابی نتواند پس زمینه کاری مشتری و کسب وکارش را درک کند چگونه می‌تواند کمپین خوبی برایش راه‌اندازی نماید؟ پس به این شرکت نشان دهید قبلا چه کارهایی انجام داده‌اید و در حال حاضر می‌خواهید به چه اهدافی دست پیدا کنید. مواردی که باید در این بخش برجسته کنید عبارت است از:

• • • بیانیه ماموریت شما (چه ماموریتی دارید؟)
    • اهداف و ارزش‌های اصلی
    • مخاطبان هدف
    • سهام‌داران کلیدی
    • چالش‌هایی که شرکت‌تان با آن مواجه است
    • ابتکارات فعلی شرکت

بعداً سعی می‌کنیم برخی از این نکات را با جزییات بیشتری مورد بررسی قرار دهیم اما فعلا بدانید که هر چقدر شرکت و ماموریت آن را بهتر و بیشتر توصیف کنید خدمات بهتری دریافت خواهید کرد و می‌توانید به نتایج بهتری دست پیدا کنید.

اهداف کسب وکار:

هدف کلی که از بازاریابی دارید را باید مشخص کنید. این هدف برای ایجاد یک RFP خوب و سازنده بسیار ضروری است. هدف اصلی، هدف کلی یا هدف بزرگ واژه‌هایی است که برای توصیف این اهداف به کار می‌رود. به واژه‌ها خوب توجه کنید. ما به اهداف بزرگ و کلی نیاز داریم نه اهداف کوچک و غیر ضروری. بر روی اهدافتان خوب تمرکز کنید و گزینه‌ای را بیابید که شرکت دوست دارد در طولانی مدت به آن دست یابد. به عنوان مثال:

• • • ما می‌خواهیم در عرض ۱۰ سال به شرکت ۱۰ میلیاردی تبدیل شویم
    • می‌خواهیم محصولات‌مان را به سراسر کشور ارسال نماییم
    • می‌خواهیم برند برجسته‌ای در صنعت‌مان باشیم.

هدف اصلی و بزرگ شما به شرکت بازاریابی کمک می‌کند بهترین گزینه برای رسانه‌های اجتماعی را تعیین نماید و از فعالیت‌هایی استفاده کند که با برنامه و ماموریت کلی‌تان سازگار است. در چنین شرایطی می‌توانید امیدوار باشید آژانس بازاریابی یک استراتژی خوب و عالی برای شبکه‌های اجتماعی ایجاد کند و به کمک آن شما را به اهدافی که در سر دارید برساند.

اکوسیستم رسانه‌های اجتماعی:

شرکت یا آژانس مدنظر شما باید وضعیت فعلی که در رسانه‌های اجتماعی دارید را بداند تا از اضافه کاری جلوگیری نماید. در حال حاضر از چه شبکه اجتماعی استفاده می‌کنید؟ تا به حال چه نتایجی از این شبکه‌ها گرفته‌اید؟ برخی از مواردی که باید در این بخش مدنظر داشته باشید عبارت است از:

• • • موارد آنالیتیکی مرتبط (تعامل، تعداد فالورها، تبدیل‌ها و ترافیک)
    • رسانه‌های اجتماعی به کار رفته (توییتر، فیس‌بوک یا اینستاگرام)
    • پیروزی‌های به دست آمده در رسانه اجتماعی (به عنوان مثال توییتی که وایرال شده و ترافیک را تا x درصد افزایش داده است)
    • فردی که مسئول مدیریت کانال‌های اجتماعی است
    • مهارت و تخصص مدیران رسانه اجتماعی شما

اگر شما درخواستی برای آژانس بازاریابی بفرستید و فعالیت‌های فعلی‌تان را در آن قرار ندهید به احتمال زیاد شرکت بازاریابی تلاش می‌کند این درخواست را با فعالیت‌های مختلف پر کند که شاید شما قبلا آن را امتحان کرده‌اید. این کار باعث از بین رفتن زمان و هزینه شما می‌شود.
برای اینکه از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید بهتر است فهرستی از کارهایی که در حال حاضر در رسانه‌های اجتماعی انجام می‌دهید تهیه کنید.

چالش‌های پیش رو:

مواردی که گفته می‌شود، مواردی است که مانع رسیدن شما به اهدافتان در شبکه‌های اجتماعی می‌شوند و نمی‌گذارند بیشترین استفاده را از رسانه‌های اجتماعی ببرید. شاید بتوان گفت این بخش یکی از مهم‌ترین بخش‌های آراف‌پی رسانه‌های اجتماعی است. بررسی مشکلات و موانع موجود به شرکت بازاریابی مدنظر اجازه می‌دهد مسائل شما را به طور کامل درک نماید و به حل این مشکلات کمک کند.

برخی از نمونه‌هایی که در این بخش می‌توان به آن‌ها اشاره کرد عبارت است از:

• • • روش‌های تولید سرنخ در بالای قیف نمی‌تواند سرنخ زیادی برایمان ایجاد نماید.
    • ما از شبکه‌های اجتماعی به عنوان ابزار بازاریابی استفاده نمی‌کنیم و می‌خواهیم این موضوع را تغییر دهیم.
    • اکانت‌های توییتر و اینستاگرام ما غیر فعال مانده است.
    • روش‌های برندینگ ما در هر کدام از شبکه‌های اجتماعی به گونه خاصی انجام می‌شود و ثبات و پایداری بین اکانت‌های مختلف وجود ندارد.

نکته: مطمئن شوید که برای درک بهتر چالش‌های پیش رو، رسانه‌های اجتماعی را مورد بررسی قرار می‌دهید. بعد از اینکه مشکلات و چالش‌های موجود را درک کردید می‌توانید فهرستی از اهدافی که قصد دارید بدان دست یابید را در آراف‌پی بیان نمایید.

اهداف پروژه:

به کمک شرکت بازاریابی دوست دارید به چه اهدافی دست پیدا کنید؟ چرا برای رسیدن به اهدافتان، شبکه‌های اجتماعی و فعالیت در آن را مهم می‌دانید؟ برخی از نمونه‌هایی که در این بخش وجود دارد دربرگیرنده موارد زیر است:

• • • ما می‌خواهیم X درصد سرنخ بیشتری در هر ماه به کمک رسانه‌های اجتماعی تولید کنیم
    • می‌خواهیم منبع قابل اعتمادی برای بیان اطلاعات و محتواهای مرتبط باشیم و از طریق ویدئوهای فیس‌بوک و یوتیوب این کار را انجام دهیم
    • می‌خواهیم کمپین جدیدی در اینستاگرام راه‌اندازی نماییم.

این بخش قطعا یکی از بخش‌های کاربردی در آراف‌پی رسانه‌های اجتماعی خواهد بود. به همین خاطر باید تا جایی که می‌توانید بر روی جزییات بیشتری تمرکز کنید. از خودتان بپرسید: برای پروژه‌ای که قصد راه اندازیش را دارم، موفقیت چه شکلی است؟ اصلا موفقیت برای این پروژه چه معنایی دارد؟ در مورد اهدافی که می‌خواهید از طریق پروژه به آن دست پیدا کنید دقیق باشید و کار را با جزییات بیشتری پیگیری نمایید.

نکته: اگر برای یافتن اهداف مرتبط با رسانه‌های اجتماعی به کمک نیاز داشتید بهتر است از فرمول SMART استفاده کنید. اینگونه اهداف جایگزین اهداف مبهم و غیر عملی می‌شوند که می‌توانند نتایج خوبی برایتان داشته باشند.

صلاحیت و وضعیت پیشنهادکننده:

همانطور که می‌دانید صفحه درخواست برای مشاغل، شامل یک سری نیازمندی‌ها همچون رزومه، داشتن تحصیلات مرتبط و سایر موارد است و بدون این‌ها کار افراد پذیرفته نمی‌شود. صلاحیت و وضعیت پیشنهادکننده هم نسخه‌ای از این موارد در آراف‌پی است. شما در این بخش فهرستی از نیازمندی‌ها و الزاماتی که پیشنهادکننده مرتبط باید داشته باشد را تهیه می‌کنید. برخی از مواردی که می‌توانید به دنبالش باشید عبارت است از:

• • • جزییات اندازه شرکت
    • تایید گواهینامه‌ها و آموزش‌های مرتبط با رسانه‌های اجتماعی
    • نمونه کارهایی که در گذشته انجام شده یا مشتریانی که در حال حاضر دارد.
    • نظرات مشتریان
    • نتایج کمپین‌های قبلی
    • فهرستی از کارمندان و عناوین آنها که بر روی پروژه فعالیت خواهند کرد.
    • استراتژی و رویکرد مدیریت پروژه توسط آنها
    • منابعی که به پروژه اختصاص خواهند داد.
    • هر چیز دیگری که در مورد شرکت و کارهای آنها اهمیت دارد و می‌تواند به اجرای پروژه کمک کند.

اگر این بخش از آراف‌پی را نادیده بگیرید در نهایت با افرادی روبرو خواهید شد که اطلاعات مرتبط را ندارند و نمی‌توانند شما را در رسیدن به اهدافتان یاری کنند. پس هر چیزی که فکر می‌کنید مهم است را در این بخش بگنجانید.

تایم لاین (بازه زمانی انجام پروژه):

خوب حالا نوبت این رسیده که تایم لاینی برای پروژه‌تان تعیین کنید. سوالات زیر را از خودتان بپرسید:

• • • برای تعریف هر بخش از فرآیند، معیار یا بنچ‌مارک خاصی دارید؟
    • چه زمانی می‌خواهید پروژه را تحویل بگیرید؟
    • تایم لاین مدنظر برای هر کدام از این بخش‌ها چه چیزی است؟

باید در بخش تایم لاین پروژه به این سوالات پاسخ دهید. هر گونه موعد مقرر یا مدت زمان اجرای پروژه را باید در این بخش برجسته کنید تا شرکت بازاریابی بتواند بهترین فعالیتی که می‌تواند انجام دهد را تعیین نماید.

مخاطبان هدف:

مخاطبان هدف شما همان‌هایی هستند که دوست دارید در شبکه‌های اجتماعی به دست آورید و تحت تاثیر قرار دهید. این اطلاعات برای هر شرکت بازاریابی ضروری است و می‌تواند به ارائه یک پروپوزال خوب کمک کند. به عنوان مثال اگر شرکت شما در حال فروش روغن‌های مخصوص ریش و محصولات شیو مردانه است پس استراتژی بازاریابی در رسانه‌های اجتماعی‌تان از شرکتی که مادران ۳۰ الی ۴۰ ساله را هدف قرار می دهد، متفاوت خواهد بود. اگر برای مخاطبان هدفتان پرسونایی تهیه کرده‌اید آن را هم در این بخش بگنجانید.

رقبا:

خوب بخش رقبا هم مثل بخش تعیین مخاطبان هدف است. رقبا کسب وکارهایی در صنعت‌تان هستند که بازار یکسانی با شما دارند. با این حال باید از چارچوب سنتی تعیین رقبا فاصله بگیرید و خلاقانه فکر کنید. از خودتان بپرسید: من دوست دارم شبیه چه کسی باشم؟ چه کسب وکارهایی هستند که کارشان را عالی انجام می‌دهند و من می‌خواهم مثل آن‌ها باشم؟ با پاسخ دادن به این سوالات قادر خواهید بود ایده بهتری در مورد اهدافی که در سر دارید ارائه کنید.

ارزیابی پروپوزال:

شما نمی‌توانید بدون دانستن قوانین مسابقه وارد آن شوید و انتظار پیروزی هم داشته باشید. به همین خاطر باید استانداردهایی که برای ارزیابی یک پیشنهاد نیاز است را هم مدنظر قرار دهید.

مواردی همچون ساختار مدنظر برای پروپوزال و فرمت ارجح‌تان را در این بخش قرار دهید. دوست دارید پروپوزال به صورت ایمیل برایتان ارسال شود، دوست دارید آن را در شرکت بازاریابی دریافت کنید یا اینکه می‌خواهید فردی این پروپوزال را به شرکت‌تان بیاورد؟ حالا باید ببینید آژانس بازاریابی چه چیزهایی را می‌تواند پیشنهاد کند. اینجا دقیقا همان جایی است که باید نحوه ارزیابی پیشنهادکننده را شرح دهید و به آنها بگویید آژانس مدنظرتان را چگونه انتخاب خواهید کرد. فهرستی از معیارها را در این بخش قرار دهید تا مطمئن شوید کاندیدهای مدنظر می‌توانند بهترین پیشنهادشان را بر اساس نیازهای شما ارائه کنند. مطمئن شوید که موارد زیر را در این بخش می‌گنجانید:

• • • مناسب بودن و سازگاری کلی پروپوزال
    • تجربه و توانایی‌های پیشنهادکننده یا شرکت
    • نیازمندی‌ها و الزامات بودجه و هزینه‌ها

اگر بتوانید الزامات مدنظر را با جزییات بیشتری بیان کنید قادر خواهید بود رابطه خوبی با شرکت ایجاد نمایید.