تاثیر تیم روابط عمومی در سازمان‌های مردم نهاد

چگونه روابط عمومی یک سازمان مردم نهاد می‌تواند باعث افزایش جذب، اثرگذاری و ارتباطات آن شود؟

سازمان‌های مردم نهاد(NGO) و واحد روابط عمومی ارتباط تنگاتنگی باهم دارند، زیرا با استفاده از پوشش رسانه‌ای و ایجاد روابط متعدد در حوزه‌های فعالیت آن سازمان، می‌توان آن را میان مردم شناخته‌شده‌تر کرد.
داشتن یک تیم روابط عمومی خوب این امکان را به سازمان می‌دهد تا:

• همه فرصت آشنایی و شناخت بهتر و بیشتری نسبت اهداف و هویت سازمان داشته باشند.
• حضور و مشارکت بیشتری در رویدادهای عمومی داشته باشند.
• اعتماد و حس همدلی بیشتری در افراد نسبت به سازمان ایجاد شود.
• ارتباطات مفید و مستمر با افراد –به خصوص افراد کلیدی- برقرار شود.
• ارتباطات رسانه‌ای سازمان توانمندسازی شود.

چگونه با روابط عمومی، ارتباطات بیشتری جذب کنیم؟

روابط عمومی باید بتواند با افراد مختلفی نظیر خیرین و نیروهای متخصص و افراد از هرجایگاهی ارتباط موثر برقرار کند؛ اما چگونه می‌تواند توجه آنان را جلب کرد؟این مسئله با یک کمپین استراتژیک که توانایی پوشش بالای رسانه‌ای را داشته باشد، قابل دستیابی است.
با در نظر گرفتن داستان هر سازمان، می‌توان بنا بر منش و واکنش مخاطبین نیز قالب‌هایی برای ارائه این مطالب در رسانه تعیین نمود؛ برای مثال، مخاطبین به چه رسانه‌هایی بیشتر گرایش دارند؟ چه برنامه‌های تلوزیونی را تماشا می‌کنند؟ به چه سبک از مجلات یا روزنامه علاقه بیشتری دارند؟
دانستن پاسخ این سوالات به روابط عمومی کمک خواهد کرد تا با کمترین انرژی صرف شده و جلوگیری از تبلیغ زیاد (که مایه دلزدگی مخاطبین می‌شود)، بیشترین انعکاس رسانه‌ای را داشته باشد.

به دست آوردن اعتماد بیشتر

تمام سازمان‌های مردم نهاد، از نظر ساختار و اهداف و داستان، یکسان نیستند؛ بنابراین مهم است که افراد جامعه متوجه تفاوت سازمان شما از دیگر سازمان‌ها باشند و بدانند شما به چه علتی شهرت دارید و دقیقا چه کاری انجام می‌دهید. تکرار مسئله به شیوه‌های متفاوت در رسانه، این امکان را ایجاد می‌کند که پل محکمی میان مسئله موجود و نام سازمان شما در ذهن مخاطب ایجاد شود.

لازم به ذکر است که صداقت و شفاف‌سازی مسائل در رسانه به این فرایند کمک زیادی می‌کند. برای بهبود و سرعت‌بخشی به این فرایند می‌توان اقداماتی انجام داد تا مخاطبین هم بتوانند در حل این مسائل، مشارکت داشته باشند.
روابط عمومی استراتژیک می‌تواند باعث شود تا شما همیشه در رأس مسائل مربوطه باشید و همیشه در اجتماع مورد احترام و توجه قرار بگیرید و اعتبار و اعتماد زیادی کسب کنید.

خبرربایی(همراهی هدفمند با اخبار)

سازمان‌های مردم نهاد معمولا از طرف مردم، سطح پایین تلقی می‌شوند؛ در این زمان است که واحد روابط عمومی یک سازمان می‌تواند بدون استفاده از تبلیغات گران قیمت و پرخرج، سازمان را در سطوح بالاتری نگه‌دارد. یکی از این راه‌ها، همراهی و سوار شدن بر موج اخبار ترند شده روز است. زمانی که خبر یا اتفاقی میان مردم سر و صدا می‌کند، خبرنگاران، تولیدکنندگان پادکست‌ها و مصاحبه‌کنندگان و حتی خود مردم، به دنبال شاخ و برگ بیشتری از آن خبر هستند، پس چه بهتر که راهی برای اتصال سازمان به آن خبر پیدا کنیم!
سازمان‌هایی با افکار هوشمندانه، با یک زمان‌بندی مناسب، واکنش‌های مطلوبی برای ترندهای روز آماده می‌کنند و بدون نیاز به قدرتی خاص، سوار بر موج اخبار، خود را بالا می‌برند.

استفاده از سخن‌گویان متنوع و سخنوران محبوب

از کلیدی‌ترین راه‌‌های بهتر دیده شدن در رسانه‌ها، داشتن سخنورانی ‌ست که:

• اعتبار زیادی میان گروهی از مردم داشته باشند.
• نماینده گروه خاصی از مردم باشند.
• هدف و اصل مطلب را به درستی به مخاطب انتقال دهند.
• بدانند رسانه‌ها به دنبال چه چیزی هستند و با درک درست آن‌‌ها، محتوای مورد نظر را به گوش آن‌ها برساند.
• اعتماد به نفس بالایی داشته باشند و هنگام مصاحبات مختلف، راحت و مسلط باشند.

مانند باقی مهارت‌ها، توانایی اجرای مناسب در رسانه و مصاحبه‌های رسانه‌ای نیازمند تمرین و کار تیمی با هماهنگی بسیار بالا است. داشتن یک تیم با توانایی اجرایی بالا و در دسترس بودن همیشگی و حضور در حداکثر امکان، این کمک را به سازمان می‌کند تا ارزش‌‌های سازمان را حفظ و در مواقع لازم از سازمان دفاع و حمایت کنند و انتخاب یک آژانس تبلیغاتی حرفه‌ای، به شما کمک می‌کند تا در این راه تنها نباشید و سریع‌تر به موفقیت خود برسید.

شما با موارد زیر می‌توانید به خبرنگاران در تهیه خبر و خبرربایی به نفع خود، کمک کنید:

در دسترس بودن سریع و به موقع:

رسانه ددلاین‌های بسیار فشرده‌ای دارد؛ بنابراین آن‌ها نیاز دارند تا محتوای موردنظر خود را در اسرع وقت به دست آورند. در دسترس بودن شما این امکان را فراهم می‌کند تا توجه آن‌ها به سمت شما جلب شود.

ارائه نظرات و دیدگاه‌های محکم و قابل اطمینان:

بی‌طرفی در عصر حاضر بسیار خسته‌کننده است؛ پس در نظر داشته باشید که برای هر اتفاق و پیشامدی یک نظر محکم داشته باشید و از بی‌طرفی و بسته و در لفافه صحبت کردن، بپرهیزید.

داشتن اطلاعاتی برای پشتیبانی:

رسانه نیاز به حقایقی برای بررسی دارد؛ پس باید اطلاعاتی اختیارشان بگذارید که قابل بررسی و جست‌وجو باشد و بتوانند به آن تکیه کنند و حرف‌های شما را باور داشته باشند.

ساده‌گویی:

در نظر داشته باشید که در رسانه‌هایی که در دسترس عموم مردم است، برگ برنده با کسانی است که ساده‌گویی می‌کنند و صحبتشان تخصصی و غیرقابل فهم نیست. (به عبارتی، زیر دیپلم صحبت کردن بسیار مهم است.)

کم‌گویی و گزیده‌گویی:

به یاد داشته باشید که رسانه، به دنبال خبرهای کوتاه اما دارای مطالب مهم(تیتروار) است. سعی کنید از صحبت‌های طولانی بپرهیزید و اصل مطالب را به صورت خلاصه در اختیار مردم و رسانه قرار دهید. (به نقل از قدیمی‌ترها، لپ مطلب را ادا کنید، کافی است.)

داشتن روند داستانی:

بهترین راه استفاده از رسانه، داشتن داستان و الگویی مشخص برای ارائه است. این می‌تواند به شما کمک کند تا طرفداران و دنبال‌کننده‌های خودتان را داشته باشد.

توسعه دسترسی و امکان اشتراک‌گذاری برای مردم:

زمانی که شما درحال بیان مسئله‌ یا حل آن هستید، مردمی که با این مسئله آشنا هستند یا با آن سر و کار داشته‌اند نیز دوست دارند که تجربیات خودشان را بگویند و آن را به اشتراک بگذارند، چه بهتر که شما این فرصت را از قبل در اختیار آنان قرار دهید!

استفاده از تصویر، صدا و بصیرت‌بخشی برای مخاطب:

تیزرها یا ویدیوهای مناسب و قدرتمند یا عکاسی حرفه‌ای می‌تواند سبب ماندگاری بیشتر شما در ذهن مخاطب و ایجاد جایگاهی پررنگ‌تر در سطح رسانه‌ای شما شود.

نگاه آماری:

• حدود ۹ تا از ۱۰ تیم روابط عمومی با مشکلات تولید محتوای حرفه‌ای رو‌به‌رو هستند.
• %۳۳ درصد از مدیران روابط عمومی، گزارش داده‌اند که کمبود آمارهای قابل ارزیابی و اندازه‌گیری، برای سازمان‌ها یک مشکل بزرگ است. محتوای اتفاقی و رندوم تولیدشده، نتیجه‌ای است که از کمبود قالب مناسب برای تولید محتوا و فشار زیاد در زمان و کمبود استراتژی مناسب و آمادگی، حاصل شده است.
• در سال ۲۰۲۰، حدود ۶۳درصد از روابط عمومی سازمان‌ها اعلام کرده‌اند که بزرگ‌ترین چالش ارتباطی آن‌ها، برقراری ارتباط با خبرنگاران است.
• در سال ۲۰۱۹، روابط عمومی و شغل‌های مرتبط با آن، رتبه هشتم از ۱۰ شغل پر‌ استرس در آمریکا را به دست آورده است.

• در سال ۲۰۲۰، ۷۷درصد از مشاوران مارکام، اعلام کرده‌اند که بازاریابی محتوایی نقش بسیار پررنگی در این حوزه دارد.
• آمار تیم‌های روابط عمومی نشان می‌دهد که امروزه، متخصصان روابط عمومی گستره وظایف وسیع‌تری نسبت به قبل دارند؛ کار آن‌ها دیگر به اتصال خبرنگاران به سازمان، محدود نمی‌شود و دایره وسیعی از کارها از جمله بازاریابی محتوایی، سئو و بازاریابی با اینفلوئنسرها را شامل می‌شود.
• حدود ۵۶درصد از متخصصان مارکام، معتقدند بازاریابی محتوایی در این حوزه حرف اول را می‌زند؛ این درحالی‌ست که باقی معتقدند بازاریابی با اینفلوئنسرها مهم‌تر است.
• ۷۷درصد از فعالین در این حوزه نیز معتقدند که کمپین‌های شبکه‌های اجتماعی نیز زیر نظر فعالیت روابط عمومی است.
• در سال ۲۰۱۹، کل بودجه روابط عمومی سازمان‌ها در آمریکا،۰۷/۱۴ میلیارد دلار برآورد شده است.

منابع:

SandPiper

۹۹FRIMS

TalkWalker